975社分の議決権再集計（2020年・三井住友トラストグループの決断）

何をなぜ決めたか：先付処理の取りやめと、実際に受領した日を基準とする集計への切り替え

概要

2020年9月24日、三井住友信託銀行は、取引先から受託する株主総会の議決権行使書集計業務の調査結果を公表した。議決権行使期限日に受領した行使書を集計対象外としていた「先付処理」を取りやめ、詳細なデータの残る975社について再集計した。12月17日には持株会社と連名で、新たな集計方法を含む再発防止策と責任の所在の明確化を公表している。

背景

三井住友信託銀行は集計業務を100%子会社の三井住友トラストTAソリューションに委託し、同社が持分法適用会社の日本株主データサービス（JaSt）に再委託していた。連結子会社の東京証券代行・日本証券代行の受託分も同じ経路である。JaStは3月・5月・6月の繁忙月に、郵便局と調整して本来の配達日の前日に郵送物を受け取り、本来の配達日が記された交付証の日付を基準に集計していた。その結果、期限日に届いた1日分の行使書が集計から外れていた。2020年6月の株主総会では、郵送による書面行使が全体の約83%（約480万件）を占めていた。

内容

再集計の結果、未集計だった有効票の議決権個数は合計約340万個で、全委託会社の総議決権数に対する比率は0.31%だった。賛成比率が1%を超えて下がった議案は40件あったが、議案の成否に影響する事案はないとしている。データの保存期間が原則として株主総会後3か月であったため、それ以前の総会は正確な検証ができなかった。

12月の再発防止策では、先付処理をやめて実際に受領した日を基準に集計し、新東京郵便局に私書箱を設けてJaStが引き取りに行く方法へ改めるとした。責任の所在として、三井住友信託銀行の橋本勝社長は月額報酬20%減額3か月、持株会社の大久保哲夫社長は10%減額3か月とした。

含意

発端は東芝からの調査依頼だった。長く続けてきた処理だったことから、依頼の後も適切性に疑義を抱かず、当初は適切な報告ができなかったと会社は認めている。2021年3月の株主総会から私書箱方式に切り替え、人員の増強やシステム機器の増設で、6月の繁忙月も集計を滞りなく終えた。原因には、導入時等の検証の不十分性、事務ルールそのものの適法性の検証不足、人員の固定化による業務見直し機会の不足を挙げた。6月総会の委託会社で電子行使を採用した会社は612社、割合は73.2%に広がった。